HSYNFIT OS

1. Veri sorumlusu

Veri sorumlusu: Hüseyin Celaleddin Can
Marka: HSYNFIT
Adres: Fethiye/Muğla
E-posta: [email protected]

2. İşlenen kişisel veriler, amaçlar ve hukuki sebepler

Veri kategorisi	İşleme amacı	Hukuki sebep
Kimlik ve iletişim bilgileri: Ad-soyad, e-posta adresi ve isteğe bağlı telefon numarası	Hesabın oluşturulması, giriş işlemlerinin gerçekleştirilmesi, mentörlük hizmetinin yürütülmesi ve telefon numarası paylaşılmışsa WhatsApp üzerinden iletişim kurulması	Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması (KVKK md. 5/2-c)
Vücut ölçüm ve gelişim bilgileri: Boy, kilo, yaş, bel, göğüs, kol, kalça, bacak ve baldır ölçüleri, vücut analizi değerleri, uyku süresi, enerji ve açlık düzeyi, adım sayısı, ilerleme fotoğrafları, check-in sırasında paylaşılan zorluklar ve sorular	Kişiye özel mentörlük sürecinin planlanması, antrenman ve genel beslenme düzeni rehberliğinin oluşturulması, ilerlemenin takip edilmesi ve geri bildirim verilmesi	Sözleşmenin ifası (KVKK md. 5/2-c); sağlık verisi niteliği taşıyan bilgiler bakımından açık rıza (KVKK md. 6)
Sağlık bilgileri: Kullanıcının kendi isteğiyle paylaştığı hastalık, sakatlık, ameliyat, ilaç kullanımı ve fiziksel aktiviteyi etkileyebilecek diğer sağlık bilgileri	Mentörlük ve antrenman sürecinin kullanıcının beyan ettiği koşullar dikkate alınarak planlanması	Açık rıza (KVKK md. 6) — Açık Rıza Metni
Program ve antrenman kayıtları: Atanan antrenman programları, genel beslenme düzeni rehberliği, set-ağırlık-tekrar kayıtları, rutinler, supplement planı ve antrenman, beslenme düzeni ile kardiyo uyum yüzdeleri	Mentörlük hizmetinin sunulması, ilerlemenin takip edilmesi ve raporlanması	Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması (KVKK md. 5/2-c)
Yazışmalar: Uygulama içi mesajlar, sorular ve mentör geri bildirimleri	Kullanıcı ile mentör arasındaki iletişimin ve destek sürecinin yürütülmesi	Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması (KVKK md. 5/2-c)
Abonelik ve ödeme kayıtları: Plan adı, başlangıç ve bitiş tarihleri, ücret, ödeme durumu ve mentör tarafından girilen işlem kayıtları	Üyelik süresinin takibi, ödeme, muhasebe, faturalandırma ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi	Sözleşmenin ifası ve veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü (KVKK md. 5/2-c ve 5/2-ç)
Hesap güvenliği ve işlem kayıtları: Güçlü tek yönlü özetleme yöntemiyle korunan parola, IP adresi, oturum ve tarayıcı bilgileri, onay ve rıza zaman kayıtları ile hata kayıtları	Hesap ve sistem güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimlerin önlenmesi, işlemlerin ve kullanıcı tercihlerinin ispatlanması	Veri sorumlusunun meşru menfaati ve hukuki yükümlülüğü (KVKK md. 5/2-f ve 5/2-ç)
Bildirim tercihleri: Kullanıcının izin vermesi hâlinde cihazın tarayıcı bildirim adresi	Yeni mesajların, program güncellemelerinin ve hizmetle ilgili hatırlatmaların gönderilmesi	Sözleşmenin ifası (KVKK md. 5/2-c); izin tarayıcı ayarlarından kapatılabilir

HSYNFIT OS üzerinden online ödeme alınmaz; kart bilgisi istenmez ve saklanmaz. Abonelik ücretleri mentörle doğrudan kararlaştırılır, ödeme kayıtları mentör tarafından sisteme işlenir.

Pazarlama amaçlı ticari elektronik ileti gönderilmez. İleride pazarlama iletişimi gönderilmesi hâlinde bu işlem yalnızca Pazarlama İletişimi Açık Rıza Metni kapsamında ayrıca ve isteğe bağlı olarak alınan onaya dayanır. Pazarlama izni verilmemesi, platformun veya mentörlük hizmetinin kullanılmasını engellemez.

3. Kişisel verilerin toplanma yöntemi

Kişisel veriler;

Kayıt ve profil formları,
Haftalık check-in formları,
Kullanıcının yüklediği ölçüm ve gelişim bilgileri,
Antrenman kayıtları,
Uygulama içi mesajlaşmalar,
Mentör tarafından hesaba girilen bilgiler,
Ödeme işlemlerine ilişkin bildirimler

aracılığıyla elektronik ortamda toplanır.

Oturum, hata ve güvenlik kayıtları platformun kullanılması sırasında otomatik yollarla oluşturulur.

Platform yalnızca oturumun açık tutulması ve form güvenliğinin sağlanması için gerekli zorunlu çerezleri kullanır. Reklam veya kullanıcı davranışlarını takip eden analiz çerezleri kullanılmaz.

4. Yapay zekâ destekli özellikler

Mentör tarafından haftalık check-in bilgilerinin değerlendirilmesi ve antrenman sırasında ağırlık veya tekrar önerisi oluşturulması amacıyla yapay zekâ destekli özellikler kullanılabilir.

Bu özellikler kullanıldığında yalnızca ilgili işlem için gerekli olan sayısal değerler ve kullanıcının check-in formunda yazdığı zorluk veya soru notları yapay zekâ hizmet sağlayıcısına iletilir. Kullanıcının adı, e-posta adresi ve telefon numarası yapay zekâ hizmet sağlayıcısına gönderilmez.

Yapay zekâ sistemleri tarafından oluşturulan çıktılar yalnızca öneri niteliğindedir. Check-in değerlendirmeleri kullanıcıya iletilmeden önce mentör tarafından incelenir ve gerektiğinde düzenlenir. Kullanıcı hakkında hukuki veya benzer şekilde önemli sonuç doğuran kararlar yalnızca otomatik sistemlere dayanılarak verilmez.

Sağlık verisi niteliğindeki bilgilerin yapay zekâ sistemi üzerinden işlenmesi, kullanıcının bu işleme ilişkin açık rızasının bulunması ve gerekli yurt dışı aktarım şartlarının sağlanması hâlinde gerçekleştirilir.

5. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel veriler, belirtilen amaçlarla sınırlı ve gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

Yetkilendirilmiş mentör: Mentörlük hizmetinin yürütülmesi, programların hazırlanması ve geri bildirim verilmesi amacıyla
Barındırma hizmeti sağlayıcısı: Platform verilerinin saklanması ve sistemin çalıştırılması amacıyla Türkiye’de bulunan barındırma hizmeti sağlayıcısının sunucularına (platform verileri barındırma amacıyla yurt dışına aktarılmaz)
Yapay zekâ hizmet sağlayıcısı: Yapay zekâ destekli özelliklerin kullanılması hâlinde 4. maddede belirtilen sınırlı verilerin yurt dışında bulunan OpenAI altyapısında işlenmesi amacıyla
Bildirim hizmeti sağlayıcıları: Tarayıcı bildirimine izin verilmesi hâlinde bildirimin Google, Apple veya Mozilla gibi cihaz ve tarayıcı sağlayıcılarının altyapısı üzerinden iletilmesi amacıyla
E-posta hizmeti sağlayıcısı: Hesap doğrulama, şifre sıfırlama, güvenlik ve hizmet bilgilendirme e-postalarının gönderilmesi amacıyla
WhatsApp/Meta: Kullanıcının isteğe bağlı telefon numarasını paylaşması ve WhatsApp üzerinden iletişim kurulması hâlinde mesajlaşmanın gerçekleştirilmesi amacıyla
Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Hukuken yetkili makamların talebi veya mevzuat gereklilikleri doğrultusunda

Yurt dışına veri aktarımı gerektiren işlemler; KVKK’nin 9. maddesinde belirtilen şartlardan birinin sağlanması, gerekli uygun güvencelerin oluşturulması ve mevzuatta öngörülen bildirimlerin yapılması şartıyla gerçekleştirilir.

6. Saklama ve imha

Hesap, program ve mentörlük verileri hesabın aktif olduğu ve mentörlük hizmetinin devam ettiği süre boyunca saklanır.
Hesap pasifleştirildiğinde kullanıcının sisteme girişi kapatılır. Check-in, ölçüm, fotoğraf ve mesaj kayıtları yalnızca kullanıcı talebinin karşılanması, olası uyuşmazlıkların yönetilmesi ve yürürlükteki yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekli süre boyunca sınırlı erişimle saklanabilir.
Sağlık verileri ve gelişim fotoğrafları, işlenme amacı veya geçerli açık rıza ortadan kalktığında ve saklanmalarını gerektiren başka bir hukuki sebep bulunmadığında silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Abonelik, ödeme, muhasebe, rıza ve onay kayıtları ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır.
Kişisel veriler, saklama amacının ve hukuki sebebinin ortadan kalkmasının ardından ilk periyodik imha döneminde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Kullanıcı, hesabı pasif hâle getirildikten sonra kişisel verilerinin silinmesini veya anonim hâle getirilmesini talep edebilir. Talep, devam eden yasal saklama yükümlülükleri dikkate alınarak sonuçlandırılır.

7. KVKK’nin 11. maddesi kapsamındaki haklar

Kullanıcı, veri sorumlusuna başvurarak;

Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme,
KVKK’nin 7. maddesindeki şartlar kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Yalnızca otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucu aleyhine bir durum ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kanuna aykırı veri işlenmesi nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

8. Başvuru yöntemi

KVKK kapsamındaki talepler;

Kullanıcının HSYNFIT OS hesabında kayıtlı e-posta adresinden [email protected] adresine e-posta gönderilerek veya
Islak imzalı dilekçeyle yukarıda belirtilen başvuru adresine yazılı olarak

iletilebilir.

Başvuruda ad-soyad, hesapta kayıtlı e-posta adresi, iletişim bilgisi ve talebin konusu açıkça belirtilmelidir. Veri sorumlusu, başvuruyu yapan kişinin kimliğini doğrulamak amacıyla gerekli ve ölçülü ek bilgi talep edebilir.

Başvurular talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.